Положение об архивном отделе управления делами администрации города Хабаровска

Положение об архивном отделе управления делами администрации города Хабаровска

1. Общая часть

1.1. Архивный отдел управления делами администрации города Хабаровска (далее – Отдел) входит в состав управления делами администрации города Хабаровска.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов представительной и исполнительной власти, правовыми актами Хабаровского края и города Хабаровска, а также законодательством Российской Федерации и Хабаровского края о муниципальной службе, Уставом городского округа «Город Хабаровск», Регламентом администрации города Хабаровска, положением об управлении делами администрации города Хабаровска
(далее – управление делами), настоящим положением.
1.3. Отдел создан с целью управления архивным делом на территории городского округа «Город Хабаровск» в соответствии с
пунктом 4 статьи 14 федерального закона от 27.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации».
1.4. Отдел создан на основании правового акта администрации города Хабаровска, в своей деятельности подчиняется заместителю Мэра города – управляющему делами администрации города Хабаровска.

2. Основные задачи

Основными задачами Отдела являются:
2.1. Управление архивным делом на территории городского округа «Город Хабаровск».
2.2. Организация деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов в структурных подразделениях администрации города Хабаровска, муниципальных учреждениях и предприятиях, архивных учреждениях городского округа «Город Хабаровск» (далее – город Хабаровск).
2.3. Оказание организационно-методической помощи органам местного самоуправления города Хабаровска, муниципальным учреждениям и предприятиям, организациям города Хабаровска, а также муниципальному казенному учреждению «Хабаровский городской центр хранения документов» и муниципальному казенному учреждению «Центр хранения документов отрасли «Образование» (далее – архивные учреждения) по вопросам архивного дела и делопроизводства.
2.4. Проведение мониторинга правоприменения нормативных правовых актов в сфере архивного дела структурными подразделениями администрации города Хабаровска, муниципальными учреждениями и предприятиями, архивными учреждениями города Хабаровска.


3. Функции

Отдел выполняет следующие функции:
3.1. Разрабатывает предложения по развитию основных направлений архивного дела и организации делопроизводства, совершенствованию управления архивным делом на территории города Хабаровска.
3.2. Координирует деятельность структурных подразделений администрации города Хабаровска, муниципальных учреждений и предприятий, организаций, архивных учреждений города Хабаровска в сфере архивного дела и организации делопроизводства, в пределах своей компетенции.
3.3. Разрабатывает и обеспечивает реализацию перспективных и текущих программ, планов развития и совершенствования архивного дела в городе Хабаровске.
3.4. Осуществляет анализ состояния архивного дела в городе Хабаровске.
3.5. Готовит информацию на имя Мэра города Хабаровска по вопросам, связанным с обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации структурных подразделений администрации города Хабаровска, муниципальных учреждений и предприятий, организаций города Хабаровска, в том числе документов по личному составу и документов, имеющих историко-культурное значение для города Хабаровска.
3.6. Обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит Мэру города Хабаровска на рассмотрение проекты правовых актов города Хабаровска по вопросам архивного дела и делопроизводства в городе Хабаровске.
3.7. Организует деятельность архивных учреждений города Хабаровска по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, муниципальных учреждений, предприятий и организаций, в том числе ликвидированных, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, расположенных на территории города Хабаровска.
3.8. Взаимодействует со структурными подразделениями администрации города Хабаровска, муниципальными учреждениями и предприятиями, организациями, архивными учреждениями города Хабаровска по вопросам архивного дела и делопроизводства.
3.9. Ведет сводный учет документов и архивных фондов, хранящихся в структурных подразделениях администрации города Хабаровска, муниципальных учреждениях и предприятиях города Хабаровска в автоматизированной информационной системе «Архивное дело».
3.10. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции методические пособия по вопросам архивного дела и организации делопроизводства.
3.11. Проводит совещания, семинары по вопросам архивного дела и делопроизводства, смотры-конкурсы, с целью выявления частных и ведомственных музеев, музейных комнат, личных архивов, коллекций документов и предметов, отражающих историю города Хабаровска.
3.12. Принимает участие в международном и межмуниципальном сотрудничестве в сфере архивного дела.
3.13. Осуществляет деловые связи с органами управления архивным делом и архивными учреждениями субъектов Российской Федерации.
3.14. Участвует в работе совещаний и конференций по вопросам архивного дела и делопроизводства, а также коллегиальных, совещательных, экспертных органов комитета по делам записей актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края и краевого государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Хабаровского края»
(далее – Государственный архив Хабаровского края).
3.15. Организует и проводит изучение состояния обеспечения сохранности архивных документов и организации ведения делопроизводства в муниципальных учреждениях и предприятиях города Хабаровска.
3.16. Осуществляет контроль за выполнением рекомендаций муниципальными учреждениями и предприятиями города Хабаровска, данных Отделом по итогам изучения состояния обеспечения сохранности архивных документов и организации ведения делопроизводства.
3.17. Организует своевременное рассмотрение обращений юридических и физических лиц, осуществляет контроль за их исполнением, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
3.18. Вносит предложения о создании, реорганизации и ликвидации архивных учреждений, расположенных на территории города Хабаровска.
3.19. Согласовывает эскизы:
- гербовых бланков, электронных шаблонов документов Мэра города Хабаровска, администрации города Хабаровска и ее структурных подразделений;
- гербовых и простых печатей администрации города Хабаровска и ее структурных подразделений.
3.20. Организует деятельность экспертно-проверочной комиссии Отдела, согласовывает инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии и архиве, описи дел по личному составу муниципальных учреждений, предприятий города Хабаровска, а также ликвидирующихся организаций, не являющихся источниками комплектования Государственного архива Хабаровского края.
3.21. Представляет в общий отдел управления делами сведения о количестве документов по личному составу, хранящихся в структурных подразделениях администрации города Хабаровска, входящих в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, для включения в паспорт архива администрации города Хабаровска.
3.22. Организует деятельность центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска, центральной экспертной комиссии управления делами, в соответствии с положениями о них.
3.23. Участвует, совместно с общим отделом управления делами, в проверках состояния делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Хабаровска.
3.24. Осуществляет иные функции в пределах компетенции Отдела.

4. Права

Сотрудники Отдела имеют право:
4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений и предприятий, архивов города Хабаровска,
а также предприятий, учреждений и организаций для реализации и исполнения возложенных задач. Вести служебную переписку по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
4.2. Привлекать к решению вопросов, входящих в компетенцию Отдела, сотрудников структурных подразделений администрации города Хабаровска, научных организаций, руководителей предприятий в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
4.3. Вносить предложения заместителю Мэра города – управляющему делами администрации города Хабаровска по изменению структуры, штатного расписания, функций Отдела, в соответствии с Уставом городского округа «Город Хабаровск».
4.4. Пользоваться другими правами в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Ответственность

Сотрудники Отдела в пределах своих полномочий несут ответственность:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Хабаровского края.
5.2. За разглашение персональных данных, сведений ограниченного доступа в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. Организация деятельности

6.1. Отделом руководит начальник архивного отдела управления делами администрации города Хабаровска.
6.2. Отдел состоит из сотрудников, замещающих должности муниципальной службы, предусмотренные штатным расписанием администрации города Хабаровска.
6.3. Сотрудники Отдела действуют на основании должностных инструкций, которые утверждаются заместителем Мэра города – управляющим делами администрации города Хабаровска.
6.4. Отдел не является юридическим лицом, имеет печать, штампы и бланки.
6.5. Финансирование расходов отдела осуществляется за счет средств бюджета города Хабаровска, выделенных на содержание аппарата управления администрации города Хабаровска.
6.6. При отделе действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с проведением экспертизы ценности документов по личному составу и со сроком хранения «До ликвидации организации», муниципальных учреждений и предприятий города Хабаровска, не являющихся самостоятельными источниками Государственного архива Хабаровского края, а также ликвидированных организаций, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, расположенных на территории города Хабаровска.
6.7. Реорганизация или прекращение деятельности Отдела осуществляется на основании правового акта администрации города Хабаровска. В случае реорганизации (ликвидации) Отдела документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, передаются в упорядоченном состоянии правопреемнику, а при его отсутствии в Государственный архив Хабаровского края.



 



Возврат к списку