Положение об архивном отделе

Положение об архивном отделе



 1. Общая часть 

1.1. Архивный отдел управления Делами администрации города Хабаровска (далее – Архивный отдел) является структурным подразделением управления Делами администрации города Хабаровска и обеспечивает управление архивным делом на территории городского округа «Город Хабаровск» в области хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов по личному составу в органах местного самоуправления, в муниципальных учреждениях и предприятиях. Архивный отдел входит в структуру управления Делами администрации города Хабаровска и подчиняется заместителю Мэра города – управляющему Делами администрации г. Хабаровска. 
1.2. По координационным и методическим вопросам в области архивного дела Архивный отдел взаимодействует с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края. 
1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом городского округа «Город Хабаровск», регламентом администрации города Хабаровска, положением об управлении Делами администрации города Хабаровска и иными законодательными и нормативными правовыми актами Хабаровского края, а также муниципальными правовыми актами и настоящим Положением. 
1.4. Архивный отдел организует выполнение возложенных на него задач в области архивного дела непосредственно и через подведомственное ему муниципальное учреждение «Хабаровский городской центр хранения документов» (далее - Центр хранения документов) во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами власти края, органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и предприятиями города Хабаровска. 
1.5. Отдел не является юридическим лицом, имеет печать, штампы и гербовые бланки. 
1.6. Финансирование расходов архивного отдела осуществляется за счет средств бюджета города Хабаровска, выделенных на содержание аппарата управления администрации города Хабаровска. 
1.7. Местонахождение Архивного отдела: 680028, г. Хабаровск, ул. Калинина, 110. 

2. Основные задачи 

Основными задачами Архивного отдела являются: 
2.1. Управление архивным делом на территории городского округа «Город Хабаровск». 
2.2. Координация деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий города Хабаровска по вопросам хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов по личному составу. 
2.3. Обеспечение сохранности документов по личному составу, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий города Хабаровска, а также хранящихся в Центре хранения документов. 
2.4. Обеспечение условий для реализации конституционных прав и социальных гарантий граждан на основе документов по личному составу, хранящихся в Центре хранения документов. 
2.5. Оказание организационно-методической помощи органам местного самоуправления, муниципальным учреждениям и предприятиям города Хабаровска по вопросам хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов по личному составу. 

 3. Функции 

Архивный отдел выполняет следующие функции: 
3.1. Разрабатывает предложения по развитию основных направлений архивного дела и организации делопроизводства, совершенствованию управления архивным делом на территории городского округа «Город Хабаровск». 
3.2. Координирует деятельность органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий города Хабаровска, осуществляет анализ состояния архивного дела по вопросам хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов по личному составу, оказывает организационно-методическую помощь. 
3.3. Осуществляет управление Центром хранения документов, обеспечивает его функционирование. 
3.4. Обеспечивает подготовку и в установленном порядке вносит на рассмотрение проекты муниципальных правовых актов города Хабаровска по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве. 
3.5. Разрабатывает и обеспечивает реализацию перспективных и текущих программ, планов развития и совершенствования архивного дела в городе Хабаровске. 
3.6. Организует комплектование Центра хранения документов архивными документами по личному составу органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий, а также ликвидированных организаций и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, расположенных на территории города Хабаровска на договорной основе, обеспечивает соблюдение установленного порядка их передачи на хранение. 
3.7. Организует работу по ведению списка источников комплектования Центра хранения документов. 
3.8. Организует и проводит экспертизу научной, исторической и практической ценности документов по личному составу с целью отбора их на постоянное хранение с последующей передачей их в государственный архив Хабаровского края. 
3.9. Организует учет документов, хранящихся в Центре хранения документов и хранение документов по личному составу в архивах органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий. 
3.10. Организует работу по использованию архивных документов по личному составу, находящихся на хранении в Центре хранения документов. 
3.11. Взаимодействует с органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и предприятиями по вопросам делопроизводства и архивного дела. 
3.12. Готовит заключения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности города Хабаровска, в иную собственность. 
3.13. Организует создание и развитие единой городской архивной автоматизированной информационной системы, баз данных, а также архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании архивных документов по личному составу, хранящихся в Центре хранения документов, архивах органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий. 
3.14. Организует публикационную и информационную деятельность Центра хранения документов. 
3.15. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации делопроизводства. 
3.16. Организует внедрение в практику работы Центра хранения документов наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования и использования документов по личному составу, обеспечения безопасности архивов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий; содействует решению вопросов по укреплению их материально-технической базы, организации строительства для них зданий и сооружений. 
3.17. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы Центра хранения документов, архивов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий Российской Федерации. 
3.18. Проводит совещания, семинары по архивному делу и организации делопроизводства. 
3.19. Принимает участие в международном сотрудничестве в области архивного дела. 
3.20. Осуществляет в пределах своей компетенции контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации в органах местного самоуправления, Центре хранения документов, муниципальных учреждениях и предприятиях г. Хабаровска. 
3.21. Организует деятельность Центра хранения документов и координирует деятельность архивов органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий по вопросам эвакуации архивных документов по личному составу в случае чрезвычайной ситуации и военных действий. 
3.22. Разрабатывает план мероприятий по вывозу и укрытию учетных, особо ценных и уникальных архивных документов, а так же документов по личному составу с проведением эвакуации части сотрудников для обеспечения служебной деятельности в местах их укрытия. 
3.23. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб юридических и физических лиц, осуществляет контроль за их исполнением, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции. 
3.24. Организует и обеспечивает внедрение утверждённого Мэром города перечня платных работ и услуг, оказываемых Центром хранения документов. 
3.25. Вносит предложения о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных архивных учреждений. 
3.26. Осуществляет иные функции в пределах предоставленных ему полномочий. 
3.27. Информирует управление по делам архивов Правительства Хабаровского края о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов по личному составу в органах местного самоуправления, Центре хранения документов, муниципальных учреждениях и предприятиях с целью составления протоколов об административных правонарушениях. 

4. Права 

Архивный отдел имеет право: 
4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от органов местного самоуправления, Центра хранения документов, муниципальных учреждений и предприятий необходимую информацию о состоянии делопроизводства и работе их архивов. 
4.2. Проводить в установленном порядке проверки по всем направлениям деятельности Центра хранения документов. 
4.3. Осуществлять проверки состояния обеспечения сохранности документов и делопроизводства органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и предприятий города Хабаровска. 
4.4. Направлять должностным лицам и лицам, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции, Центра хранения документов, муниципальных учреждений и предприятий, рекомендации об устранении нарушений законодательства в области архивного дела, давать в пределах своей компетенции обязательные для исполнения письменные указания по работе архивов и организации делопроизводства. 
4.5. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу при угрозе их утраты (уничтожения) принимать решение о досрочной их передаче на хранение в Центр хранения документов в соответствии с действующим законодательством. 
4.6. Вносить предложения о создании межведомственных комиссий и советов для рассмотрения вопросов архивного дела и организации делопроизводства. 
4.7. Согласовывать эскизы гербовых бланков и печатей, разрабатываемых органами местного самоуправления, муниципальными учреждениями и предприятиями, а также номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству структурных подразделений администрации г. Хабаровска, муниципальных учреждений и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственного архива Хабаровского края. 
4.8. Организовывать совещания, конференции, семинары, конкурсы и другие мероприятия по вопросам архивного дела, организации документов в делопроизводстве. 
4.9. Архивный отдел имеет закрепленное за ним имущество, необходимое для осуществления своей деятельности. 

 5. Ответственность 

Сотрудники архивного отдела в пределах своих полномочий несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них задач и функций, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Хабаровского края о муниципальной службе. 

 6. Организация деятельности 

6.1. Архивным отделом руководит начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности Мэром города Хабаровска в соответствии с действующим законодательством. В случае временного отсутствия начальника Архивного отдела его обязанности исполняет специалист, назначаемый приказом начальника управления кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска. 
6.2. Архивный отдел состоит из специалистов, замещающих должности муниципальной службы, предусмотренные штатным расписанием администрации города Хабаровска. Специалисты архивного отдела действуют на основании должностных инструкций, которые утверждаются заместителем Мэра города – управляющим Делами администрации г. Хабаровска. 
6.3. При Архивном отделе действует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) - для рассмотрения вопросов, связанных с проведением экспертизы ценности документов по личному составу и отбором их на хранение. 
6.4. Реорганизация или прекращение деятельности Архивного отдела осуществляется на основании муниципального правового акта Мэра города Хабаровска. В случае реорганизации (ликвидации) Архивного отдела документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, передаются в упорядоченном состоянии правопреемнику, а при его отсутствии – в администрацию города Хабаровска.
 



Возврат к списку